Polityka prywatności
Ten dokument opisuje, co robimy z danymi, które zostawiasz przy zamawianiu lodu. Bez ogólników: wymieniamy z nazwy każdą firmę, której powierzamy dane, i mówimy wprost, jak długo je trzymamy.
Ostatnia aktualizacja: 21 sierpnia 2026
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem danych osobowych jest Gastro Ekspert Jakub Kaczkowski, ul. Smoluchowskiego 1, budynek nr 5, 20-474 Lublin, NIP 7123034483. Firma zajmuje się lodem pod marką Gastro Ekspert (lodlublin.pl).
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@airshowflair.pl albo zadzwoń pod +48 668 310 800. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, bo skala przetwarzania tego nie wymaga.
2. Skąd mamy Twoje dane
Wyłącznie od Ciebie. Podajesz je nam w jeden z trzech sposobów:
- wypełniając formularz zamówienia na zamowienia.lodlublin.pl,
- wysyłając SMS-a z zamówieniem na nasz numer,
- dzwoniąc albo przekazując dane osobiście, gdy zamówienie wpisujemy za Ciebie.
Nie kupujemy baz danych i nie pobieramy danych z zewnętrznych rejestrów ani z mediów społecznościowych.
3. Jakie dane przetwarzamy
Zakres zależy od tego, jak do nas trafiłeś. Nigdy nie prosimy o dane wrażliwe (zdrowie, przekonania, dane biometryczne).
- Dane kontaktowe: imię lub nazwa, numer telefonu, adres e-mail.
- Dane firmy, jeśli je podasz: nazwa i NIP do faktury.
- Adres dostawy i preferowany termin oraz godzina.
- Treść zamówienia: produkty, ilości, liczba wypożyczonych pojemników, Twoje uwagi.
- Treść wiadomości SMS, które do nas wysyłasz, i tych, które wysyłamy do Ciebie.
- Zapis zgody: data i godzina jej udzielenia oraz skrót (hash SHA-256) adresu IP. Samego adresu IP nie zapisujemy nigdy - hash jest nieodwracalny i służy tylko wykazaniu, że zgoda została udzielona.
- Zabezpieczenie formularza przed nadużyciem: numer telefonu i skrót adresu IP zgłoszenia, do liczenia limitu zgłoszeń w czasie.
4. Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Przyjęcie zgłoszenia zamówienia i kontakt w jego sprawie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy, podjęte na Twoje żądanie |
| Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia SMS-em i e-mailem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy |
| Przekazanie danych potrzebnych do dokumentu księgowego (nazwa firmy, NIP), gdy je podasz | art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa) |
| Ochrona formularza przed spamem i zalewem zgłoszeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz uzasadniony interes w utrzymaniu działającej usługi |
| Obrona przed roszczeniami i dochodzenie własnych | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz uzasadniony interes |
| Wiadomości SMS z ofertą lub promocją | art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Twoja zgoda, oraz art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Bez osobnej zgody takich wiadomości nie wysyłamy. |
Podanie numeru telefonu, imienia lub nazwy oraz adresu dostawy jest dobrowolne, ale bez nich nie przyjmiemy zgłoszenia. Nazwa firmy i NIP przydają się dopiero przy dokumencie księgowym i możesz ich nie podawać.
5. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych innych firm. Korzystamy natomiast z dostawców technologii, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu. Poniżej pełna lista, bez ogólników.
| Odbiorca | Po co | Gdzie są dane |
|---|---|---|
| Supabase (Supabase Inc.) | baza danych zamówień, klientów i wiadomości | Unia Europejska, Frankfurt nad Menem |
| Vercel (Vercel Inc.) | hosting aplikacji i obsługa ruchu ze strony | Unia Europejska, Frankfurt nad Menem |
| sms-gate.app | wysyłka i odbiór SMS-ów przez nasz telefon firmowy | SMS-y idą przez telefon w naszej siedzibie; usługa pośredniczy w ich przekazaniu |
| Resend (Resend Inc.) | wysyłka wiadomości e-mail z potwierdzeniem zamówienia | Unia Europejska, Irlandia |
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.) | automatyczne odczytanie treści SMS-a z zamówieniem | przetwarzanie doraźne; treść nie jest wykorzystywana do trenowania modeli |
Dane mogą też trafić do organów państwowych, jeśli zażądają ich na podstawie przepisów prawa.
Część z tych firm ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie danych opiera się wtedy na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a same dane przechowywane są na serwerach w Unii Europejskiej.
6. Jak długo trzymamy dane
- Dane zamówień i kontaktowe: przez czas współpracy, a po ostatnim zamówieniu przez 3 lata, czyli okres przedawnienia roszczeń z umowy sprzedaży.
- Dokumenty księgowe (faktury): 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. To obowiązek ustawowy, którego nie możemy skrócić.
- Treść SMS-ów i historia rozmowy: 24 miesiące od ostatniej wiadomości.
- Zapisy zabezpieczające formularz (numer telefonu i skrót IP zgłoszenia): 30 dni.
- Zgoda na wiadomości marketingowe: do czasu jej wycofania.
7. Twoje prawa
W każdej chwili masz prawo:
- dostać kopię swoich danych i informację, co z nimi robimy,
- poprawić dane, które są błędne lub nieaktualne,
- żądać usunięcia danych, o ile nie musimy ich trzymać ze względu na przepisy podatkowe,
- żądać ograniczenia przetwarzania,
- przenieść dane do innego usługodawcy,
- sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym uzasadnionym interesie,
- wycofać zgodę w dowolnym momencie - wycofanie nie podważa tego, co zrobiliśmy zgodnie z prawem wcześniej.
Żeby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, wystarczy wiadomość na kontakt@airshowflair.pl albo SMS na +48 668 310 800. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
Jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. Automatyczne odczytywanie SMS-ów
Zamówienia przysyłane SMS-em odczytuje program, który rozpoznaje w treści produkt, ilość i termin. W trudniejszych przypadkach korzysta z modelu językowego OpenAI. Robimy to po to, żeby odpowiedzieć Ci szybciej niż po ręcznym przepisaniu wiadomości.
To nie jest zautomatyzowane podejmowanie decyzji wywołujące skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO. Program nie ocenia Cię, nie profiluje i nie decyduje o tym, czy Cię obsłużymy. Zamówienie, którego nie rozumie, trafia do ręcznego sprawdzenia przez człowieka, a Ty w każdej chwili możesz po prostu zadzwonić.
10. Jak chronimy dane
- Połączenie ze stroną jest szyfrowane (HTTPS).
- Dostęp do bazy danych mają wyłącznie zalogowane konta obsługi, a reguły dostępu są egzekwowane po stronie bazy, nie tylko w aplikacji.
- Adresu IP nie zapisujemy w postaci jawnej, tylko jako nieodwracalny skrót.
- Formularz ma limit zgłoszeń, który blokuje masowe wysyłki.
- Wiadomości przychodzące z bramki SMS są weryfikowane podpisem, żeby nikt nie podszył się pod naszego dostawcę.
11. Zmiany polityki
Jeśli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i zmienimy datę na jego górze. Aktualna wersja obowiązuje od 21 sierpnia 2026.